← Saykeeper

Privacybeleid

Saykeeper neemt gesprekken op en verwerkt ze. Dat is gevoelig, dus leggen we hier eenvoudig en volledig uit welke gegevens we verwerken, wie ons daarbij helpt en waar.

Deze pagina is een vertaling van het Engelse origineel, voor jouw gemak. Als de twee verschillen, geldt de Engelse versie.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Timur Cimerman, eenmanszaak (SZČO), gevestigd aan de 29. augusta 5682/36A, 058 01 Poprad, Slowakije, bedrijfsnummer (IČO): 56643454, btw-nummer (DIČ): 1130022674, ingeschreven in het handelsregister van het districtskantoor Poprad, nr. 740-44854 (“Saykeeper”, “wij”). Contact voor gegevensbescherming: privacy@saykeeper.com. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, stuur dus alles naar dit adres.

2. Welke gegevens we verwerken

• Account: e-mailadres, wachtwoord (alleen opgeslagen als beveiligde hash), naam als je die invult, taal en instellingen. Als je inlogt met Google of LinkedIn (waar deze optie beschikbaar is), ontvangen we je naam, e-mailadres en profielfoto van hen (alleen de basisprofielgegevens: openid, email, profile). We vragen geen toegang tot je agenda, mail of contacten.
• Opnames: audio en video die je in de app opneemt of vanuit een bestand uploadt, en schermafbeeldingen als je ze aan een meeting toevoegt. De Android-app slaat een opname eerst op je telefoon op. Ze wordt voor verwerking naar ons verzonden wanneer je bent ingelogd en online bent en je abonnement en de app-instellingen dat toestaan. Anders blijft ze alleen op de telefoon.
• Inhoud van meetings: transcripten met tijdstempels en sprekerlabels (bijvoorbeeld “Spreker 1”, of een naam als die in het gesprek wordt genoemd), samenvattingen, taken, notulen, e-mails, je vragen en de antwoorden van de assistent, notities, titels, labels en afspeellijsten. We bewaren ook het feit dat je vóór het opnemen de melding aan de deelnemers hebt bevestigd, en wanneer.
• Delen en teams: gedeelde links, e-mailadressen van mensen aan wie je toegang hebt gegeven of die toegang hebben gevraagd, en de leden en uitgenodigden van je werkruimtes en teams.
• Betalingen: Stripe-klant- en abonnementsidentificaties, status en periode van het abonnement. Kaartgegevens worden door Stripe verwerkt. Wij zien of bewaren ze niet.
• Support: wat je ons in de app of per e-mail schrijft, samen met het platform, de appversie en het type apparaat.
• Integraties die je inschakelt: API-sleutels (we bewaren alleen de hash), je webhookadressen en een logboek van het gebruik van tools via MCP.
• Technische gegevens: inlogcookies, foutlogboeken (accountidentificatie, pagina, foutmelding, browser- en appversie, zonder IP-adres), een ingekorte hash van het IP-adres ter bescherming tegen misbruik, en logboeken van de hostingserver, die het IP-adres bevatten.

We verzamelen niet je locatie, telefooncontacten, advertentie-ID’s of tokens voor pushmeldingen (de Android-app toont alleen lokale meldingen op je telefoon). De app heeft geen advertenties en geen analyse- of trackingtools.

Opnames en transcripten bevatten persoonsgegevens van de mensen die je ontmoet. Voor deze gegevens ben jij (of je bedrijf) de verwerkingsverantwoordelijke, en wij verwerken ze namens jou als verwerker, alleen om je de dienst te leveren. Het is jouw verantwoordelijkheid om een rechtsgrond voor het opnemen te hebben en mensen te informeren (zie toestemming voor opnemen). Als je een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG nodig hebt, schrijf ons dan.

3. Waarom en op welke rechtsgrond

• De dienst leveren (account, opnemen, transcriptie, samenvatting, e-mail, delen, teams, support): uitvoering van een overeenkomst, art. 6 lid 1 onder b AVG.
• Betalingen, facturen en boekhouding: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting, art. 6 lid 1 onder b en c AVG.
• Beveiliging, bescherming tegen misbruik (captcha, snelheidsbeperking) en het oplossen van fouten: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende dienst, art. 6 lid 1 onder f AVG.
• Servicemails (wachtwoord opnieuw instellen, uitnodigingen, antwoorden op tickets): uitvoering van een overeenkomst. We sturen geen marketingmails.

Het opgeven van je e-mailadres is nodig om een account aan te maken. Zonder dat kunnen we de dienst niet leveren. We gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen en geen profilering.

4. Kunstmatige intelligentie

Transcriptie wordt gedaan door ElevenLabs (spraakherkenningsmodel Scribe v2). Samenvattingen, taken, notulen, antwoorden op je vragen en het herkennen van sprekersnamen worden gemaakt door het taalmodel Claude Haiku 5.5, en follow-upmails en berichten door Claude Sonnet 5.5, beide van Anthropic. We sturen de tekst rechtstreeks via de API naar Anthropic. We gebruiken je opnames of transcripten niet om modellen te trainen, en we geven ze daarvoor aan niemand. Volgens de voorwaarden voor de commerciële API gebruikt Anthropic gegevens standaard niet voor training en verwijdert het invoer en uitvoer binnen 30 dagen (inhoud die door de veiligheidssystemen als schending van het beleid is gemarkeerd, kan langer worden bewaard). De transcriptieleverancier ElevenLabs kan audio en transcripten bewaren volgens zijn eigen regels. Alle verwerkers mogen gegevens alleen verwerken op basis van een verwerkersovereenkomst, om hun dienst aan ons te leveren.

We verkopen je opnames of transcripten niet, gebruiken ze niet voor reclame, en geen enkel mens leest ze, behalve wanneer je ons dat uitdrukkelijk vraagt (bijvoorbeeld om een fout op te lossen), wanneer de wet het vereist of wanneer we misbruik onderzoeken.

5. Wie met ons gegevens verwerkt en waar

Elke verwerker ontvangt alleen de gegevens die hij nodig heeft voor zijn taak.

Doorgifte buiten de EU. De database, de opnames en onze servers staan in de EU (Ierland). Transcriptie (ElevenLabs) en kunstmatige intelligentie (Anthropic) worden in de VS verwerkt. Sommige verwerkers zijn Amerikaanse bedrijven (Vercel, Stripe, Resend, Cloudflare, Google) en kunnen vanuit de VS bij gegevens, bijvoorbeeld voor support of beveiliging. Voor doorgifte naar de VS vertrouwen we op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie op grond van het EU-U.S. Data Privacy Framework (besluit (EU) 2023/1795) wanneer de verwerker daaronder is gecertificeerd (Vercel, ElevenLabs, Stripe, Resend, Cloudflare, Google), en anders op de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (besluit (EU) 2021/914), die deel uitmaken van de verwerkersovereenkomsten (Anthropic, Supabase). Op verzoek sturen we je een kopie van de waarborgen.

Diensten van derden die je zelf kiest:

• Live ondertitels in Chrome: terwijl je in Chrome opneemt, toont de app ondertitels met de spraakherkenning die in de browser is ingebouwd. Chrome stuurt microfoonaudio naar de servers van Google, en Google verwerkt die volgens zijn eigen regels als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke. In andere browsers en in de Android-app worden ondertitels door onze server gemaakt via dezelfde dienst als de transcriptie, en we bewaren er niets van. Het definitieve transcript van de meeting wordt altijd pas na het opnemen gemaakt, via onze verwerkers.
• Inloggen met Google of LinkedIn: deze diensten verwerken je inloggegevens volgens hun eigen regels.
• Webhooks, API en MCP: als je ze inschakelt, sturen we meetinggegevens naar het adres of de tool die je opgeeft.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

• Meetings, opnamen, transcripties en resultaten: totdat u ze verwijdert of uw account sluit.
• Prullenbak: een meeting die u verwijdert, gaat naar de prullenbak en blijft daar 30 dagen, zodat u hem kunt herstellen. Na 30 dagen verwijderen we hem definitief, samen met audio, video en bestanden.
• Account: zolang het account bestaat. Na een verzoek tot verwijdering verwijderen we de gegevens binnen 30 dagen (zie account verwijderen).
• Foutlogboeken: 30 dagen, daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Op je telefoon: opnames in de Android-app blijven op de telefoon tot je ze verwijdert of de app verwijdert.
• Supporttickets: zolang het account bestaat, en ten hoogste 2 jaar na afhandeling.
• Facturen en betalingsgegevens: gedurende de periode die de boekhoud- en belastingregels vereisen (ten hoogste 10 jaar).
• Back-ups: elke dag maken we een versleutelde back-up van de database en de bestanden en slaan die op in de EU, in een Cloudflare R2-bucket die gescheiden is van de live opslag. We bewaren 30 dagelijkse en 12 maandelijkse back-ups. Gegevens die u verwijdert, of die samen met uw account worden verwijderd, kunnen daardoor tot 30 dagen in dagelijkse en tot 12 maanden in maandelijkse back-ups blijven staan, totdat deze worden overschreven. We gebruiken back-ups alleen om de dienst na een storing te herstellen en zetten verwijderde gegevens niet terug in de dienst.
• Serverlogs: hostinglogs worden doorlopend overschreven en alleen voor beveiliging gebruikt.
• Bij AI-verwerkers: volgens hun regels, zoals beschreven in paragraaf 4.

7. Je rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Schrijf gewoon naar privacy@saykeeper.com. We antwoorden zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen een maand. De meeste gegevens kun je ook zelf in de app bekijken, bewerken of verwijderen.

Export en verzoeken. In de app kunt u onder Instellingen → Mijn gegevens op elk moment al uw gegevens downloaden als ZIP-bestand (meetings, transcripties en links of bestanden van opnamen). Verzoeken op grond van de AVG (inzage, wissing en andere) kunt u sturen via het contactformulier (onderwerp “Mijn persoonsgegevens”), vanuit de app of per e-mail.

Als je denkt dat we onrechtmatig met je gegevens omgaan, kun je een klacht indienen bij een toezichthouder. In Slowakije is dat het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens van de Slowaakse Republiek (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky), Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava (dataprotection.gov.sk). In Tsjechië is dat de Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz). Je kunt ook contact opnemen met de toezichthouder van het land waar je woont of werkt.

Sta je in iemands opname? De persoon die de opname heeft gemaakt, beslist erover, neem dus eerst contact met die persoon op. Als je die niet kent of niet reageert, schrijf ons dan en we helpen je.

8. Beveiliging

Gegevens worden versleuteld overgedragen (HTTPS). Opnames worden in privéopslag bewaard, en alleen jij en de mensen met wie je ze hebt gedeeld, kunnen ze openen. Een meeting is standaard privé. Alleen jij kunt een openbare link maken, en je kunt die op elk moment intrekken. Iedereen met een openbare link kan de meeting zien en de assistent erover vragen stellen, tenzij je deze optie hebt uitgezet.

Back-ups zijn versleuteld en opgeslagen in de EU. Video’s en grotere bestanden staan in een privé Cloudflare R2-bucket met EU-jurisdictie en zijn alleen te openen via kortlevende links.

9. Leeftijd

Saykeeper is niet bedoeld voor mensen onder de 16 jaar.

10. Wijzigingen

Als we deze informatie ingrijpend wijzigen, laten we dat je vooraf weten per e-mail of in de app. Een gedetailleerde lijst van cookies staat op de pagina cookies.

Laatst bijgewerkt: 30 oktober 2026