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Informativa sulla privacy

Saykeeper registra ed elabora conversazioni. È un tema delicato, quindi qui spieghiamo in modo semplice e completo quali dati trattiamo, chi ci aiuta e dove.

Questa pagina è una traduzione dell’originale inglese, per tua comodità. In caso di differenze, vale la versione inglese.

1. Chi è il titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Timur Cimerman, libero professionista (SZČO), con sede di attività in 29. augusta 5682/36A, 058 01 Poprad, Slovacchia, numero di identificazione dell’impresa (IČO): 56643454, partita IVA (DIČ): 1130022674, iscritto nel Registro delle imprese dell’Ufficio distrettuale di Poprad, n. 740-44854 (“Saykeeper”, “noi”). Contatto per la protezione dei dati: privacy@saykeeper.com. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati, quindi invia tutto a questo indirizzo.

2. Quali dati trattiamo

• Account: indirizzo email, password (conservata solo come hash sicuro), nome se lo inserisci, lingua e impostazioni. Se accedi con Google o LinkedIn (dove questa opzione è disponibile), riceviamo da loro il tuo nome, l’email e la foto del profilo (solo i dati di base del profilo: openid, email, profile). Non chiediamo accesso al tuo calendario, alla posta o ai contatti.
• Registrazioni: audio e video che registri nell’app o carichi da un file, e schermate se le aggiungi a una riunione. L’app Android salva prima la registrazione sul telefono. Ci viene inviata per l’elaborazione quando hai effettuato l’accesso, sei online e il tuo piano e le impostazioni dell’app lo consentono. Altrimenti resta solo sul telefono.
• Contenuto delle riunioni: trascrizioni con marcatori temporali ed etichette degli interlocutori (per esempio “Interlocutore 1”, o un nome se viene detto nella conversazione), riepiloghi, attività, verbali, email, le tue domande e le risposte dell’assistente, appunti, titoli, tag e playlist. Conserviamo anche il fatto che hai confermato l’avviso ai partecipanti prima di registrare, e quando.
• Condivisione e team: link condivisi, indirizzi email delle persone a cui hai dato accesso o che lo hanno richiesto, e i membri e gli invitati dei tuoi spazi di lavoro e team.
• Pagamenti: identificativi del cliente e dell’abbonamento Stripe, stato e periodo dell’abbonamento. I dati della carta sono trattati da Stripe. Noi non li vediamo né li conserviamo.
• Assistenza: ciò che ci scrivi nell’app o via email, insieme a piattaforma, versione dell’app e tipo di dispositivo.
• Integrazioni che attivi: chiavi API (conserviamo solo il loro hash), gli indirizzi dei tuoi webhook e un registro dell’uso degli strumenti tramite MCP.
• Dati tecnici: cookie di accesso, registri degli errori (identificativo dell’account, pagina, messaggio di errore, versione del browser e dell’app, senza l’indirizzo IP), un hash abbreviato dell’indirizzo IP per la protezione dagli abusi e i registri del server di hosting, che contengono l’indirizzo IP.

Non raccogliamo la tua posizione, i contatti del telefono, gli identificativi pubblicitari o i token per le notifiche push (l’app Android mostra solo notifiche locali sul tuo telefono). L’app non ha pubblicità né strumenti di analisi o tracciamento.

Le registrazioni e le trascrizioni contengono dati personali delle persone che incontri. Per questi dati, tu (o la tua azienda) sei il titolare del trattamento e noi li trattiamo per tuo conto come responsabile, solo per fornirti il servizio. È tua responsabilità avere una base giuridica per registrare e informare le persone (vedi il consenso alla registrazione). Se ti serve un accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR, scrivici.

3. Perché e su quale base giuridica

• Fornire il servizio (account, registrazione, trascrizione, riepilogo, email, condivisione, team, assistenza): esecuzione di un contratto, art. 6(1)(b) GDPR.
• Pagamenti, fatture e contabilità: esecuzione di un contratto e obbligo di legge, art. 6(1)(b) e (c) GDPR.
• Sicurezza, protezione dagli abusi (captcha, limitazione delle richieste) e correzione dei bug: il nostro legittimo interesse a un servizio sicuro e funzionante, art. 6(1)(f) GDPR.
• Email di servizio (reimpostazione della password, inviti, risposte ai ticket): esecuzione di un contratto. Non inviamo email di marketing.

Fornire il tuo indirizzo email è necessario per creare un account. Senza di esso non possiamo fornire il servizio. Non usiamo processi decisionali automatizzati con effetti giuridici né profilazione.

4. Intelligenza artificiale

La trascrizione è eseguita da ElevenLabs (modello di riconoscimento vocale Scribe v2). Riepiloghi, attività, verbali, risposte alle tue domande e riconoscimento dei nomi degli interlocutori sono creati dal modello linguistico Claude Haiku 5.5, mentre le email e i messaggi di follow-up da Claude Sonnet 5.5, entrambi di Anthropic. Inviamo il testo ad Anthropic direttamente tramite la sua API. Non usiamo le tue registrazioni né le trascrizioni per addestrare alcun modello e non le forniamo a nessuno per questo scopo. Secondo i suoi termini per l’API commerciale, Anthropic per impostazione predefinita non usa i dati per l’addestramento ed elimina input e output entro 30 giorni (i contenuti segnalati dai suoi sistemi di sicurezza come violazione delle norme possono essere conservati più a lungo). Il fornitore di trascrizione ElevenLabs può conservare audio e trascrizioni secondo le proprie regole. Tutti i responsabili del trattamento possono trattare i dati solo in base a un accordo sul trattamento dei dati, per fornirci il loro servizio.

Non vendiamo le tue registrazioni né le trascrizioni, non le usiamo per la pubblicità e nessuna persona le legge, tranne quando ce lo chiedi espressamente (per esempio per correggere un bug), quando la legge lo richiede o quando indaghiamo su un abuso.

5. Chi tratta i dati con noi e dove

Ogni responsabile del trattamento riceve solo i dati necessari al suo compito.

Trasferimenti fuori dall’UE. Il database, le registrazioni e i nostri server sono nell’UE (Irlanda). La trascrizione (ElevenLabs) e l’intelligenza artificiale (Anthropic) sono elaborate negli USA. Alcuni responsabili sono società americane (Vercel, Stripe, Resend, Cloudflare, Google) e possono accedere ai dati da lì, per esempio per assistenza o sicurezza. Per i trasferimenti verso gli USA ci basiamo sulla decisione di adeguatezza della Commissione europea ai sensi del EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione (UE) 2023/1795) quando il responsabile è certificato (Vercel, ElevenLabs, Stripe, Resend, Cloudflare, Google), e in caso contrario sulle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (decisione (UE) 2021/914), che fanno parte degli accordi sul trattamento dei dati (Anthropic, Supabase). Su richiesta ti invieremo una copia delle garanzie.

Servizi di terze parti che scegli tu:

• Sottotitoli live in Chrome: mentre registri in Chrome, l’app mostra i sottotitoli usando il riconoscimento vocale integrato nel browser. Chrome invia l’audio del microfono ai server di Google, che lo tratta secondo le proprie regole come titolare autonomo. Negli altri browser e nell’app Android i sottotitoli sono creati dal nostro server tramite lo stesso servizio della trascrizione, e non conserviamo nulla di essi. La trascrizione finale della riunione viene sempre creata solo dopo la registrazione, tramite i nostri responsabili.
• Accesso con Google o LinkedIn: questi servizi trattano il tuo accesso secondo le proprie regole.
• Webhook, API e MCP: se li attivi, inviamo i dati della riunione all’indirizzo o allo strumento che indichi.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Riunioni, registrazioni, trascrizioni e risultati: finché non li elimini o non chiudi l’account.
• Cestino: una riunione che elimini va nel cestino e vi resta 30 giorni, così puoi ripristinarla. Dopo 30 giorni la eliminiamo definitivamente, insieme ad audio, video e file.
• Account: finché l’account esiste. Dopo una richiesta di eliminazione rimuoviamo i dati entro 30 giorni (vedi eliminazione dell’account).
• Registri degli errori: 30 giorni, poi vengono eliminati automaticamente.
• Sul tuo telefono: le registrazioni nell’app Android restano sul telefono finché non le elimini o disinstalli l’app.
• Ticket di assistenza: finché l’account esiste e al massimo 2 anni dopo la risoluzione.
• Fatture e registrazioni dei pagamenti: per il periodo richiesto dalle norme contabili e fiscali (al massimo 10 anni).
• Backup: ogni giorno creiamo un backup cifrato del database e dei file e lo conserviamo nell’UE, in un bucket Cloudflare R2 separato dall’archiviazione in uso. Conserviamo 30 backup giornalieri e 12 mensili. I dati che elimini, o che vengono eliminati con il tuo account, possono quindi restare fino a 30 giorni nei backup giornalieri e fino a 12 mesi in quelli mensili, finché non vengono sovrascritti. Usiamo i backup solo per ripristinare il servizio dopo un guasto e non ripristiniamo nel servizio i dati eliminati.
• Log del server: i log dell’hosting vengono sovrascritti in modo continuo e usati solo per la sicurezza.
• Presso i responsabili AI: secondo le loro regole, come descritto nella sezione 4.

7. I tuoi diritti

Hai il diritto di accesso ai tuoi dati, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento, di portabilità dei dati e il diritto di opporti al trattamento basato sul legittimo interesse. Scrivi semplicemente a privacy@saykeeper.com. Risponderemo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese. Puoi anche vedere, modificare o eliminare da solo la maggior parte dei dati nell’app.

Esportazione e richieste. Nell’app, in Impostazioni → I miei dati, puoi scaricare in qualsiasi momento tutti i tuoi dati come file ZIP (riunioni, trascrizioni e link o file delle registrazioni). Puoi inviare le richieste ai sensi del GDPR (accesso, cancellazione e altre) tramite il modulo di contatto (argomento «I miei dati personali»), dall’app o via e-mail.

Se ritieni che trattiamo i tuoi dati in modo illecito, puoi presentare un reclamo a un’autorità di controllo. In Slovacchia è l’Ufficio per la protezione dei dati personali della Repubblica Slovacca (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky), Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava (dataprotection.gov.sk). Nella Repubblica Ceca è l’Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz). Puoi anche rivolgerti all’autorità di controllo del paese in cui vivi o lavori.

Sei nella registrazione di qualcun altro? Decide sulla registrazione la persona che l’ha fatta, quindi contattala prima. Se non la conosci o non risponde, scrivici e ti aiuteremo.

8. Sicurezza

I dati sono trasferiti in forma cifrata (HTTPS). Le registrazioni sono conservate in un archivio privato e solo tu e le persone con cui le hai condivise potete aprirle. Una riunione è privata per impostazione predefinita. Solo tu puoi creare un link pubblico e puoi annullarlo in qualsiasi momento. Chiunque abbia un link pubblico può vedere la riunione e fare domande all’assistente su di essa, a meno che tu non abbia disattivato questa opzione.

I backup sono cifrati e conservati nell’UE. I video e i file di grandi dimensioni sono in un bucket Cloudflare R2 privato con giurisdizione UE e si aprono solo tramite link di breve durata.

9. Età

Saykeeper non è destinato a persone sotto i 16 anni di età.

10. Modifiche

Se modifichiamo queste informazioni in modo sostanziale, te lo comunicheremo in anticipo via email o nell’app. Un elenco dettagliato dei cookie è nella pagina cookie.

Ultimo aggiornamento: 30 ottobre 2026